Paper: The Grapevine Dalam Jaringan Komunikasi Informal dan Pengaruhnya Pada Kinerja Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

            Komunikasi merupakan hal yang tidak mungkin dihindari manusia dalam kehidupannya sehari-hari. Pencipta telah memfitrahkan diri manusia sebagai makhluk sosial yang dalam setiap aktivitasnya tak terlepas dari bantuan ataupun peran orang lain. Komunikasi pun tidak saja hanya untuk mereka yang mampu berbicara, tetapi juga mereka yang mengalami disfungsi dalam berbicara sekalipun, tentu dengan cara mereka sendiri. Komunikasi begitu penting untuk menghubungkan antar kepentingan dan tujuan yang ingin dicapai bersama. Secara keilmuan, komunikasi menjadi bidang yang cukup menarik untuk dipelajari.

            Begitupun dalam sebuah organisasi atau perusahaan yang terdiri dari banyak orang. Komunikasi menjadi bagian penting dalam hal pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan. Komunikasi menjalankan empat fungsi utama di dalam kelompok atau organisasi,yaitu: Fungsi Pengendalian, Motivasi, Pengungkapan Emosi, dan Informasi. Tanpa ada komunikasi yang baik, maka fungsi-fungsi manajemen yang melingkupi proses Planning, Actuating, Organizing, and Controlling tak akan bisa dijalani sebagaimana mestinya.

            Secara teori, komunikasi dibagi ke dalam sub-sub pembahasan, salah satunya komunikasi informal. Jaringan komunikasi ini dapat terjadi pada pertemuan kesempatan dalam organisasi tetapi mungkin berguna dalam mencapai tujuan. Salah satu yang menonjol dari jaringan ini adalah the grapevine atau dalam bahasa Indonesia berarti selentingan yang di dalamnya ada rumor, desas desus, ataupun gosip. Survei terbaru bahkan menemukan bahwa 75% dari karyawan mendengar pertama kali ada masalah dari desas desus dalam selentingan.

            Penulis melihat bahwa topik bahasan mengenai selentingan masih belum banyak dibahas. Dalam buku Organizational Behavior yang dibuat Stephen Robbins dan Timothy A. Judge misalnya, pembahasan selentingan hanya terdapat di halaman 228. Itupun terdiri dari empat paragpaf saja. Padahal selentingan merupakan hal yang bisa saja terjadi di suatu perusahaan. Apabila tidak di atasi, maka selentingan ini dapat berakibat negatif dan menghambat proses kerja bahkan dapat merusak reputasi seseorang. Selain berakibat negatif, selentingan dapat pula menjadi hal positif tatkala perusahaan dapat memanfaatkannya dengan maksimal dan sesuai koridor. Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk membahasnya secara lebih mendalam.

Tujuan Penulisan

            Paper ini dibuat untuk memenuhi tugas Midtest mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan serta untuk menjabarkan hal-hal terkait the grapevine, faktor-faktor, dampak, dan cara yang dapat dilakukan untuk mengatasinya.

Manfaat

1. Memberikan informasi kepada pembaca apa itu the Grapavine atau Selentingan
2. Sebagai bahan referensi tambahan untuk pembahasan topik the Grapevine

.

BAB II

ISI

Stephen P. Robbins dan Timothy A. Judge dalam bukunya Organizational Behavior menyebutkan selentingan secara sederhana, yaitu suatu jaringan komunikasi informal dalam organisasi. Selentingan juga dapat diartikan sebagai jaringan informasi informal dan unsanctioned dalam setiap organisasi ” (Mishra, 1990, hal. 213). Meskipun sumbernya tampak ”rahasia” namun informasi itu sendiri bukan rahasia. Informasi yang diperoleh lebih memperhatikan ”Apa yang dikatakan dan didengar orang-orang” daripada apa yang dikeluarkan pemegang kekuasaan secara resmi. Karena sifatnya yang informal, maka arah aliran informasi ini tidak stabil. Bisa mengalir ke atas, ke bawah, kiri, kanan, dan melintasi saluran dengan hanya sedikit saja yang melewati hubungan posisional (B. S. Wijaya).

Selentingan dasarnya adalah rumor dalam suatu organisasi. Informasi menyebar dari satu orang ke orang lain di luar jaringan komunikasi formal. Jaringan ini bisa melalui word-of-mouth. Selentingan adalah penyebaran informasi tanpa memperhatikan jaringan komunikasi tradisional. Karena manajemen tidak mengendalikan selentingan, akhirnya terus bergerak ke segala arah dalam organisasi sehingga penyebarannya semakin meluas. Selentingan memiliki tiga karakteristik utama, yaitu: Selentingan tidak dikendalikan oleh manajer, selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai yang paling dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunikasi formal yang diumumkan oleh manajemen puncak, dan sebagian besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari orang-orang di dalamnya.

Dowd, Davidhizar, dan Dowd (1997) percaya bahwa dalam ketiadaan informasi faktual, karyawan akan mengisi kurangnya informasi dengan rumor. Rumor dapat muncul sebagai tanggapan terhadap situasi yang penting bagi karyawan, terdapat ambiguitas, dan di bawah kondisi yang menimbulkan kecemasan. Kenyataan bahwa suasana kerja sering kali terdiri dari tiga elemen yang menjelaskan mengapa rumor berkembang dalam organisasi. Kerahasiaan dan persaingan yang umumnya menguasai, mendorong dan menopang rumor-rumor pada kabar selentingan. Suatu rumor akan terus ada hingga orang lain menginginkan dan ekspektasi yang menciptakan ketidakpastian terpenuhi atau kecemasan telah berkurang. (Stephen P. Robbins & Timothy A. Judge).

Berawal dari Komunikasi yang Informal

Komunikasi informal dapat terjadi pada pertemuan kesempatan dalam organisasi tetapi mungkin berguna dalam mencapai tujuan. Duemer dan Mendez – Morse (2002) percaya bahwa orang yang memegang posisi yang lebih tinggi dalam organisasi memiliki akses ke komunikasi yang lebih formal. Sedangkan  mereka yang lebih rendah dalam organisasi berpartisipasi lebih mudah dalam komunikasi informal.

Posisi yang lebih tinggi dalam hierarki organisasi menyediakan lebih banyak akses ke orang-orang dalam kunci organisasi, komunikasi terlalu formal dapat terjadi cukup mudah. Selanjutnya, orang manajerial dan administrasi sering melakukan bisnis dalam pertemuan yang dijadwalkan secara rutin. Orang-orang yang memegang posisi yang lebih rendah dalam organisasi tidak memiliki kunci akses yang sama kepada orang-orang.

Mengingat kesulitan dalam komunikasi ke atas, karyawan mungkin merasa lebih bijaksana dan nyaman untuk terlibat dalam jaringan komunikasi informal. Komunikasi informal dapat difasilitasi dengan kedekatan karyawan satu sama lain, membuat komunikasi yang mudah digunakan.

Baker (2002) mengamati bahwa, secara tradisional, komunikasi formal dianggap sebagai jenis komunikasi yang lebih efektif dalam organisasi birokrasi yang besar. Komunikasi informal, secara tradisional dianggap sebagai antarpribadi atau horizontal, dianggap menghambat komunikasi yang efektif. Hari ini, bagaimanapun, baik komunikasi formal dan informal mungkin diperlukan untuk secara efektif melakukan pekerjaan organisasi modern.

Benarkah Ada Selentingan Positif?

Ketika karyawan percaya bahwa mereka sedang menyimpan baik informasi tentang isu-isu penting bagi mereka, mereka dapat menurunkan penggunaan selentingan. Namun, selentingan tidak semuanya negatif. Rosnow menggunakan contoh bahwa jika seorang karyawan didisiplin oleh seorang manajer untuk keterlambatan, informasi/berita tersebut akan menyebar dengan cepat, dan keterlambatan di seluruh organisasi atau departemen cenderung menurun.

Selentingan juga dapat dimanfaatkan atau dikelola dengan baik sehingga memberikan dampak positif baik bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Misalnya, untuk memperoleh pendapat jujur karyawan, atau reaksi yang mendekati realitas, perusahaan dapat melemparkan isu kebijakan tertentu (pengangkatan jabatan seorang karyawan misalnya, atau perekrutan pimpinan tertentu, ataupun dalam penerapan aturan baru) secara selentingan.

Selentingan lebih cepat dari memo atau mendistribusikan kebijakan atau cara lain yang lebih formal komunikasi karena rumor tersebar tanpa memperhatikan jaringan komunikasi konvensional ditentukan oleh struktur organisasi. Dowd, Davidhizar, dan Dowd (1997) juga percaya bahwa rumor mungkin memiliki efek positif untuk melepaskan ketegangan dan membantu karyawan beradaptasi terhadap perubahan. Jika karyawan prihatin tentang perubahan yang diusulkan dalam kebijakan atau prosedur, mendengar orang lain berbicara tentang perubahan dapat memberikan karyawan kesempatan untuk menjadi terbiasa dengan gagasan.

Selanjutnya, jika karyawan khawatir tentang masalah atau tidak memiliki informasi resmi lengkap tentang perubahan yang akan datang, mendengarkan dan berjalan di sepanjang apa yang dikatakan orang lain atau percaya tentang situasi dapat meringankan beberapa stres dan ketegangan. Hal ini jelas bahwa manajer membutuhkan keduanya untuk memantau dan mengelola selentingan yang sesuai. Jika informasi yang salah merajalela dan menyebabkan kerusuhan, manajer harus campur tangan dan memberikan informasi faktual cepat.

Para manajer paling cerdik tidak hanya mengelola selentingan tetapi menggunakan keuntungannya. Selentingan adalah kenyataan hidup di setiap organisasi. Tantangan yang terjadi menemukan cara terbaik untuk menggunakannya untuk keuntungan organisasi.

Dampak dan Bagaimana Perusahaan Menanggapi Selentingan

Rosnow (1983) menunjukkan bahwa produktivitas dan semangat karyawan yang menurun akan terjadi saat selentingan konsisten membawa pesan-pesan negatif. Dalam situasi tersebut, Crampton, Hodge, dan Mishra (1998) percaya, manajemen harus lebih fokus pada kondisi dalam organisasi yang mengarah pada rumor, bukan pada rumor itu sendiri. Mereka mengamati bahwa rumor biasanya berkembang bila komunikasi resmi telah absen atau tidak jelas. Rosnow menunjukkan bahwa orang lebih cemas, semakin besar kemungkinan mereka untuk berpartisipasi dalam rumor. Ketika berfokus pada kondisi yang mengarah pada rumor, manajer harus menyadari kepuasan karyawan dan kekhawatiran karyawan.

Kecemasan yang telah merebak tidak saja menurunkan semangat karyawan, namun juga menciptakan lingkungan kerja yang tidak kondusif. Bisa dibayangkan, ketika ada rumor yang cukup sensitif semisal PHK akibat perekonomian yang semakin anjlok, maka bayang-bayang tersebut akan menghantui karyawan. Hal ini membuat karyawan merasa tidak nyaman dalam bekerja.

Karena sifat selentingan yang biasanya menyebar cepat, perusahaan pun dapat dengan cepat mengambil keputusan yang tepat. Atau dalam mengurangi resistensi dampak kebijakan tertentu (misalnya dalam soal PHK), perusahaan dapat menyebarkan isu selentingan soal ini (termasuk alasan logisnya) sehingga perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang strategis dan bijak, yang mampu meminimalisir dampak negatifnya. Sementara di pihak karyawan sendiri telah merasakan “kesiapan” sejak jauh-jauh hari sebelum keputusan itu benar-benar keluar. Sehingga mereka dapat menerima dan memahaminya dengan baik dan positif.

          Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan. Jadi pemahaman selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat memberi andil positif organisasi merupakan hal yang penting. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998)

.

BAB III

Contoh Kasus dan Pembahasannya

Di perusahaan XYZ yang pernah mengalami permasalahan manajemen di mana banyak pekerjanya yang mengajukan diri untuk keluar. Berita yang beredar adalah dikarenakan seorang manajer tidak kredibel dalam mengatur anak buah, pilih kasih, temperamen, dan hal-hal buruk lainnya yang menunjukkan seolah-olah dia memang tidak cocok menjadi pimpinan. Mungkin berita tersebut hanya dialami dan dirasakan oleh beberapa anak buahnya yang keluar dari perusahaan. Berita-berita buruk yang sudah terlanjur tersebar ke pekerja lain yang dipimpin oleh manager tersebut berpikiran yang sama meskipun mungkin sebenarnya mereka tidak mengalami dan merasakannya. Munculnya pemikiran tersebut dipengaruhi beberapa hal, ketika suatu cerita yang sama diperoleh seseorang dari banyak sumber dan berulang-ulang, perkataan tersebut akan menjadi sugesti dan dipercaya. Mungkin awalnya pekerja lain tidak berniat untuk ikut keluar dari perusahaan. Namun karena sugesti itulah yang menyebabkan mereka berpikir bahwa manager tersebut memang tidak kompeten, ditambah lagi lingkungan kerja sudah tidak nyaman karena mulai berdatangannya pekerja baru menggantikan yang lama. Sehingga kemungkinan keluarnya pekerja lain di perusahaan XYZ tetap besar dikarenakan desas-desus tersebut.

(Sumber: http://docplayer.info/amp/64781348-Alur-informasi-di-organisasi-studi-kasus-pada-perusahaan-xyz.html)

Analisis

Kasus di atas menggambarkan bagaimana sebuah gosip yang disebarkan secara selentingan dapat memberikan pengaruh negatif yang besar pada karyawan di perusahaan XYZ. Para karyawan mendapatkan kabar selentingan mengenai manajer mereka yang tidak kredibel dalam mengatur anak buah, pilih kasih, temperamen, dan hal-hal buruk lainnya. Akibatnya, karyawan yang percaya dengan informasi tersebut banyak yang mengundurkan diri. Kasus di atas juga berkaitan dengan informasi selentingan yang disampaikan berulang-ulang dapat menjadi sugesti sehingga dipercaya banyak orang.

Ada beberapa hal yang dapat dikaji dari kasus di atas. Hal pertama yang paling terlihat jelas adalah dampak yang ditimbulkan. Kabar selentingan tersebut tidak saja merusak citra dan reputasi dari manajer terkait, tetapi juga menyebabkan banyaknya karyawan yang mengundurkan diri. Sangat dipahami bahwa hal itu wajar terjadi mengingat akan ada rasa ketidaknyamanan ketika karyawan harus bekerja di bawah manajer yang memiliki kelakukan buruk kepada bawahannya. Perasaan tersebut sangat manusiawi. Kalaupun karyawan tetap nekad untuk bekerja, maka secara otomatis akan ada penurunan kinerja ataupun semangat kerja mereka. Ini juga sejalan dengan pemikiran Rosnow (1983) yang menyebutkan bahwa produktivitas dan semangat karyawan yang menurun akan terjadi saat selentingan membawa pesan-pesan negatif. Dalam kasus tersebut menggambarkan bahwa selentingan membawa pesan yang negatif.

Kemudian dapat dilihat karakeristik dari gosip tersebut. Sebelumnya telah dijelaskan bahwa selentingan terbagi menjadi tiga karakteristik, yaitu : (1) Selentingan tidak dikendalikan oleh manajer, (2) selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai yang paling dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunikasi formal yang diumumkan oleh manajemen puncak, dan (3) sebagian besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari orang-orang di dalamnya. Dalam hal ini penulis berpendapat bahwa kasus tersebut telah masuk pada karakteristik pertama dan kedua sekaligus, yaitu selentingan yang tidak dikendalikan manajer, dan selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai yang paling dipercaya.

Kegagalan manajer dalam mengendalikan selentingan akan dirinya dapat tergambar dari “pewarisan” informasi yang terus berulang-ulang. Keburukan yang disangkakan kepada manajer tersebut bisa jadi hanya terjadi dengan karyawan yang telah keluar sebelumnya, akan tetapi karena informasi tersebut terus beredar sehingga mempengaruhi karyawan lama. Sehingga mereka yang masih ingin bertahan akhirnya juga memiliki niat yang sama untuk mengundurkan diri. Sementara itu, selentingan telah dipersepsikan sebagai yang paling dapat dipercaya dapat terlihat di mana karyawan sampai rela mengundurkan diri karena mempercayai kebenaran informasi tersebut. Para karyawan juga akan berfikiran bahwa secara pesikologis dan umumnya terjadi, tidak mungkin pihak atasan akan mengatakan bahwa manajer tersebut memang berkelakuan buruk. Kecenderungannya pihak atasan selalu mengatakan hal-hal positif terhadap rekannya (dalam hal ini manajer). Di tambah lagi, informasi tersebut bersumber dari orang yang pernah mengalami hal-hal buruk dari manajernya. Tentu karyawan lebih percaya informasi dari karyawan yang telah keluar meskipun secara informal dan keburukan manajer tersebut belum pernah mereka rasakan.

Stephen P. Robbins & Timothy A. Judge berpendapat bahwa rumor ataupun gosip dapat muncul sebagai tanggapan terhadap situasi yang penting bagi karyawan, terdapat ambiguitas, dan di bawah kondisi yang menimbulkan kecemasan. Jika membandingkan teori tersebut dengan kasus yang ada, maka didapati kesamaan. Informasi tentang manajer yang tidak kredibel dalam mengatur anak buah, pilih kasih, temperamen, adalah situasi yang penting bagi karyawan dan dapat menimbulkan kecemasan. Terlebih juga disebutkan bahwa hal-hal buruk lainnya menunjukkan seolah-olah manajer tersebut memang tidak cocok menjadi pimpinan. Dalam sebuah keorganisasi, hubungan kerja yang baik antara pimpinan dan bawahan sangat diperlukan untuk menunjang aktivitas kerja sehari-hari. Akan berbeda rasanya ketika situasi yang terjadi tidak sesuai dengan ekspektasi.

Lantas solusi apa yang bisa dilakukan pihak perusahaan khususnya manajer itu sendiri. Hal pertama yang dilakukan tentu saja menjalin komunikasi yang terbuka dengan para karyawan yang berniat mengundurkan diri. Manajer harus mencari tahu sebab dari semua itu. Meski tidak menutup kemungkinan bahwa karyawan akan lebih menutup diri terhadap apa yang mereka rasakan, terlebih ketika manajer yang selama ini dianggap buruk tersebut benar-benar dihadapi oleh karyawan secara langsung. Namun disinilah momen yang tepat untuk manajer secara tidak langsung membantah tuduhan-tuduhan itu dengan mencerminkan perilaku yang berkebalikan dari semua sangkaan. Dalam hal ini manajer masih belum mengetahui rumor tentang dirinya.

Ketika manajar sudah mengetahui duduk permasalahan dibalik karyawan yang mengundurkan diri, disinilah manajer hendaknya terlebih dahulu mengoreksi dirinya sendiri. Jika apa yang dituding karyawan kepada dirinya adalah salah, maka manajer dapat memberikan klarifikasi. Penulis menyarankan bahwa perbuatan yang tulus kepada karyawan lebih efektif ketimbang hanya menyuarakan lewat kata-kata atau tulisan. Karyawan akan lebih percaya tatkala mereka merasakan betul bahwa semua hal buruk yang ada dalam diri manajer tersebut nyatanya tidak benar. Adapun jika hal buruk tersebut memang benar adanya, maka introspeksi dan memperbaiki diri adalah jalan keluarnya. Manajer harus memahami betul bahwa apa yang selama ini ia lakukan telah berdampak buruk pada karyawan lainnya. Berdiskusi dengan rekan kerja ataupun orang-orang terdekat lainnya dapat menjadi pilihan agar semakin siap sebagai langkah memperbaiki diri.

Cara lain yang dapat ditempuh manajer adalah dengan terjun langsung ke lapangan. Bisa dengan bertegur sapa langsung dengan karyawan atau menanyakan kendala-kendala yang dihadapi. Kegiatan seperti ini penting dilakukan untuk mencegah sistem formalitas yang berlebih. Karyawan bisa saja kesulitan untuk mendapat akses ke bagian atasan sehingga mereka merasa lebih nyaman untuk terlibat dalam jaringan komunikasi informal. Dowd, Davidhizar, dan Dowd (1997) percaya bahwa dalam ketiadaan informasi faktual, karyawan akan mengisi kurangnya informasi dengan rumor.

.

BAB IV

PENUTUP

Saran

            Jaringan komunikasi informal adalah sebuah sebuah saluran yang akan tetap ada di dalam ranah komunikasi suatu perusahaan. Begitupun dengan informasi atau kabar yang datang secara selentingan di antara karyawan. Memang tidak semua kabar selentingan harus menjadi momok yang menakutkan bagi para petinggi perusahaan. Itu merupakan dinamika yang memang ada. Memanfaatkan selentingan untuk tujuan meningkatkan kinerja misalnya, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Adapun selentingan juga tak boleh dianggap angin lalu saja. Selentingan dapat menimbulkan kecemasan dan ketakutan karyawan bahkan lebih dari itu. Karenanya, harus diantisipasi pihak perusahaan agar tidak terjadi hal-hal yang di luar kehendak. Salah satu cara itu ialah manajer dapat turun langsung ke lapangan. Berbicara dengan para karyawan tingkat bawah sekalipun sehingga tidak saja dapat mengurangi rumor-rumor yang negatif tetapi juga menjalin hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan.

Kesimpulan

            Selentingan adalah sebuah jalur komunikasi informal. Selentingan dapat terjadi karena beberapa sebab, seperti terjadi ambiguitas, tertutup atau kakunya saluran formal, hingga ketika tercipta situasi yang mencemaskan. Dampak dari selentingan yang tidak diantisipasi atau dibiarkan dapat menjadi semakin parah sehingga dapat menyebabkan produktivitas dan semangat kerja para karyawan akan berkurang. Ini terjadi ketika rumor yang beredar menyangkut masalah-masalah besar perusahaan seperti PHK atau penjualan yang terus menurun. Namun para manajer dapat mengatasinya dengan berbagai cara seperti memberikan penjelasan yang logis kepada karyawan. Akan tetapi, manajer harus terlebih dahulu mengetahui rumor-rumor apa saja yang telah menjadi selentingan. Hal itu tentu saja memerlukan kepedulian dan kepekaan seorang manajer.

.

DAFTAR PUSTAKA

Floraisnael.blogspot.co.id. Jenis-Jenis Komunikasi Organisasi.

http://floraisnael.blogspot.co.id/2013/10/jenis-jenis-komunikasi-organisasi.html. diakses pada 1 Mei 2018.

Wijaya B. S. Komunikasiana.wordpress.com. Plus Minus Selentingan dalam

Komunikasi Organisasi dan Bisnis. https://komunikasiana.wordpress.com/2009/05/30/plus-minus-selentingan-dalam-komunikasi-organisasi-dan-bisnis/ (diakses pada 1 Mei 2018).

Panetir.wordpress.com. Komunikasi.

https://panetir.wordpress.com/2013/01/12/komunikasi/. Diakses pada 1 Mei 2018.

Hartanto, Indro. Docplayer.info. Alur Informasi di Organisasi : Studi Kasus Pada

Perusahaan XYZ. http://docplayer.info/amp/64781348-Alur-informasi-di-organisasi-studi-kasus-pada-perusahaan-xyz.html (diakses pada 2 Mei 2018).